Ámbito de aplicación: Servicio GFlow y canales asociados
Jurisdicción: Perú
1. IDENTIFICACIÓN DEL PRESTADOR
GFlow es un servicio de automatización e integración empresarial ofrecido por GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L., identificada con RUC N.° 20603915969 y con domicilio en Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú, en adelante, “GELARUSOFT”.
Para consultas relacionadas con el servicio, GELARUSOFT dispone del correo atencion-cliente@gelarusoft.com y del número +51 986 367 000 como canal de WhatsApp para atención directa solicitada por el Cliente o sus usuarios.
2. OBJETO Y ALCANCE DEL SERVICIO
Los presentes Términos y Condiciones regulan la contratación, evaluación, diseño, implementación, operación y soporte de soluciones GFlow, así como el acceso a sus canales informativos, demos, formularios de diagnóstico y mecanismos de asistencia.
GFlow está orientado a automatizar e integrar procesos empresariales mediante combinaciones de flujos, reglas, validaciones, aprobaciones, integraciones de sistemas, procesamiento de datos y documentos, notificaciones, asistentes o agentes con inteligencia artificial y otros componentes que puedan resultar adecuados para cada caso.
La solución aplicable a un Cliente no se determina únicamente por la descripción general disponible en la web. El alcance exigible será el que se encuentre expresamente definido en la propuesta, orden de servicio, contrato, alcance técnico, SLA u otra condición particular aceptada por las partes.
3. NATURALEZA DEL SERVICIO Y DEFINICIONES
GFlow no constituye un producto cerrado con una configuración idéntica para todos los Clientes. Su alcance puede variar de acuerdo con el proceso a automatizar, los sistemas involucrados, las reglas de negocio, el volumen de información, los controles requeridos y las integraciones disponibles.
Para efectos de estos Términos:
a) “Cliente” es la persona natural o jurídica que contrata o solicita servicios GFlow para una finalidad empresarial o profesional, sin perjuicio de los supuestos en que la legislación peruana reconozca una relación de consumo.
b) “Automatización” es el conjunto de flujos, reglas, integraciones, tareas, validaciones, acciones o componentes configurados para ejecutar o apoyar un proceso determinado.
c) “Integración” es la conexión técnica entre GFlow y uno o más sistemas, aplicaciones, bases de datos, archivos, APIs, webhooks, servicios o canales externos.
d) “Condiciones particulares” comprende la propuesta, orden de servicio, contrato, cotización, alcance técnico, SLA o cualquier otro documento expresamente aceptado que detalle las condiciones específicas del servicio.
e) “Entorno” es el espacio técnico en el que una automatización puede ser configurada, probada u operada, incluyendo entornos de desarrollo, QA, staging o producción cuando corresponda.
4. DIAGNÓSTICO, PROPUESTA Y CONTRATACIÓN
El proceso comercial puede iniciar con una solicitud de información, un diagnóstico, una demostración, una reunión de levantamiento o una evaluación técnica preliminar.
El diagnóstico tiene por finalidad comprender el proceso, identificar oportunidades, evaluar restricciones y determinar qué alternativa resulta razonable. Por sí solo no constituye una obligación de implementar una solución ni garantiza que un proceso sea técnica o económicamente viable.
Cuando el servicio requiera implementación, GELARUSOFT definirá con el Cliente el alcance, entregables, dependencias, responsabilidades, supuestos, cronograma de referencia, condiciones económicas y demás aspectos necesarios mediante la documentación comercial o contractual correspondiente.
Ningún plazo, precio, resultado, integración o capacidad se considerará comprometido por haber sido mencionado en una conversación preliminar, demostración, contenido informativo o material comercial si no ha sido incorporado expresamente al alcance contratado.
5. PARTICIPACIÓN DEL CLIENTE Y CONDICIONES DE INICIO
La correcta definición e implementación de una automatización requiere la participación de los responsables del proceso, usuarios clave y, cuando existan integraciones, del personal técnico que corresponda.
El Cliente proporcionará de manera oportuna la información, accesos, credenciales, reglas, muestras, documentación, decisiones y validaciones razonablemente necesarias para ejecutar el alcance contratado.
Cuando una dependencia del Cliente impida continuar con una actividad —por ejemplo, falta de acceso a un sistema, ausencia de información, demora en una aprobación o cambio no resuelto en una regla de negocio— las fechas asociadas podrán ajustarse de manera proporcional a la afectación generada.
GELARUSOFT no atribuirá al Cliente retrasos o incidencias que correspondan a tareas, sistemas o decisiones bajo control de GELARUSOFT.
6. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE AUTOMATIZACIONES
GELARUSOFT diseñará e implementará las automatizaciones de acuerdo con el alcance aprobado y las condiciones técnicas disponibles.
La solución podrá incorporar, entre otros elementos, estados de proceso, reglas, aprobaciones, validaciones, notificaciones, tareas automáticas, integraciones, transformación de información, procesamiento de documentos, trazabilidad, registros y mecanismos de supervisión.
La implementación puede realizarse de forma progresiva mediante etapas, prototipos, pilotos, entornos de prueba o entregas parciales cuando ello resulte conveniente para validar el proceso y reducir riesgos.
Las decisiones de diseño que afecten sustancialmente el alcance, los sistemas involucrados, las reglas de negocio o las obligaciones de las partes deberán ser coordinadas y documentadas de manera razonable.
7. CAMBIOS DE ALCANCE Y EVOLUCIONES
Las solicitudes que modifiquen el proceso originalmente acordado, incorporen nuevos sistemas, aumenten de forma relevante el volumen, agreguen reglas, interfaces, reportes, fuentes de datos, capacidades de inteligencia artificial u otros requerimientos no contemplados podrán ser tratadas como cambios de alcance.
Antes de ejecutar un cambio material, GELARUSOFT podrá evaluar su impacto técnico, económico y de plazo y comunicar al Cliente las condiciones adicionales que correspondan.
La existencia de una automatización previamente implementada no obliga a GELARUSOFT a incorporar de manera gratuita evoluciones, nuevas integraciones o cambios derivados de sistemas externos.
8. REGLAS, APROBACIONES, EXCEPCIONES Y SUPERVISIÓN HUMANA
La automatización busca reducir tareas manuales sin eliminar los controles necesarios del proceso.
Cuando corresponda, las soluciones pueden incorporar reglas, permisos, validaciones, aprobaciones, manejo de excepciones, registros y puntos de intervención humana.
El Cliente participará en la definición y validación de aquellas reglas de negocio que correspondan a su operación. GELARUSOFT implementará técnicamente dichas reglas dentro del alcance aprobado y advertirá cuando detecte inconsistencias manifiestas o riesgos técnicos relevantes.
Las decisiones que por su naturaleza requieran criterio humano, autorización empresarial, revisión profesional o evaluación sensible no deberán considerarse automáticamente sustituidas por una automatización salvo que exista un diseño específico, validado y permitido por la normativa aplicable.
9. INTEGRACIONES, APIs Y SISTEMAS DE TERCEROS
La viabilidad de una integración depende de las capacidades técnicas y condiciones del sistema externo involucrado.
GFlow puede conectarse mediante APIs, webhooks, bases de datos, archivos, eventos, conectores, servicios disponibles u otros mecanismos técnicamente apropiados. Cuando un sistema no disponga de API u otro mecanismo estándar, podrán evaluarse alternativas específicas antes de comprometer su implementación.
El Cliente deberá facilitar los accesos, permisos, documentación y autorizaciones necesarias para las integraciones que se encuentren bajo su administración o contratación.
Los límites, cambios, indisponibilidades, políticas, cuotas, autenticaciones o modificaciones introducidas por terceros pueden afectar una integración. GELARUSOFT evaluará las medidas razonables que correspondan, pero no puede garantizar la permanencia indefinida de interfaces o condiciones controladas exclusivamente por terceros.
La participación de un tercero no exonera a GELARUSOFT de fallas atribuibles a su propia implementación o a componentes bajo su control.
10. CREDENCIALES, PERMISOS Y SECRETOS TÉCNICOS
Las automatizaciones pueden requerir credenciales, tokens, claves de API, cuentas de servicio, permisos u otros mecanismos de autenticación.
Estos elementos deberán administrarse mediante los mecanismos técnicos definidos para el proyecto y limitarse al nivel de acceso necesario para la operación de la integración.
El Cliente es responsable de otorgar permisos válidos sobre los sistemas bajo su control y de comunicar oportunamente revocaciones, cambios de credenciales o incidentes de acceso de los que tome conocimiento.
GELARUSOFT mantendrá los controles que correspondan a los componentes y entornos bajo su administración y procurará no solicitar ni conservar secretos técnicos fuera de los canales o mecanismos previstos para dicha finalidad
11. DATOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS OPERATIVOS
Las automatizaciones pueden procesar datos, documentos, archivos, mensajes, registros o información procedente de los sistemas del Cliente o de servicios externos autorizados.
La información tratada dependerá exclusivamente del alcance aprobado y de los procesos efectivamente automatizados. GELARUSOFT procurará aplicar criterios de minimización y evitar incorporar información que no resulte necesaria para la finalidad del flujo.
Cuando GFlow procese datos personales por cuenta del Cliente, el tratamiento se regirá además por la Política de Privacidad de GFlow, la Política Corporativa de Privacidad de GELARUSOFT y las condiciones aplicables a la relación responsable-encargado.
Los registros técnicos generados por una automatización podrán conservar información necesaria para trazabilidad, diagnóstico, seguridad, soporte y auditoría, dentro de los límites y plazos aplicables.
12. AGENTES, ASISTENTES E INTELIGENCIA ARTIFICIAL
GFlow puede incorporar asistentes, agentes o componentes de inteligencia artificial cuando formen parte del alcance aprobado.
Estas herramientas pueden consultar fuentes autorizadas, analizar información, proponer respuestas, clasificar contenido, generar resultados o ejecutar acciones permitidas dentro de límites previamente definidos.
La utilización de inteligencia artificial no implica una garantía de exactitud absoluta. Los resultados pueden depender de la calidad de los datos, instrucciones, fuentes, contexto y servicios tecnológicos involucrados.
Cuando una salida pueda influir en una decisión relevante, un proceso sensible o una acción material, deberá aplicarse el nivel de validación, supervisión o aprobación humana definido para el caso.
Salvo que exista una condición específica, GFlow no se configura para sustituir de manera autónoma decisiones humanas con efectos jurídicos significativos sobre una persona.
13. DEMOS, PILOTOS Y PRUEBAS DE CONCEPTO
GFlow puede poner a disposición demos, ejemplos, simulaciones o pruebas de concepto para ilustrar capacidades de automatización.
Las demos tienen finalidad demostrativa y no representan por sí mismas una promesa de que un proceso real del Cliente pueda implementarse con idéntica arquitectura, velocidad, resultado o nivel de complejidad.
Cuando una demo permita cargar archivos o datos, el usuario deberá evitar incorporar información sensible, confidencial o personal que no resulte necesaria para la prueba. Las condiciones específicas de la demo, incluyendo límites de tamaño, formatos, duración o uso temporal, podrán informarse directamente en la interfaz.
Los resultados obtenidos en una demo se basan en el escenario de prueba y no sustituyen el diagnóstico ni la definición de alcance de una implementación real.
14. ENTREGABLES, VALIDACIÓN Y ACEPTACIÓN
Los entregables y criterios de aceptación se determinarán en las condiciones particulares del proyecto.
Según el alcance, la validación puede comprender pruebas funcionales, revisión de reglas, ejecución de escenarios, verificación de integraciones, validación de resultados, controles de acceso, trazabilidad u otros criterios acordados.
El Cliente deberá participar en las validaciones que requieran conocimiento de su proceso o confirmación de resultados empresariales.
La aprobación de una etapa no impide reportar posteriormente defectos atribuibles a la implementación que no hayan podido detectarse razonablemente durante la prueba, sin perjuicio de las condiciones de garantía o soporte que se hubieran acordado.
15. PRECIOS, COTIZACIONES, IMPUESTOS Y FORMA DE PAGO
El costo de GFlow depende del proceso, número y complejidad de integraciones, volumen, reglas, controles, interfaces, infraestructura, soporte y demás componentes requeridos.
Los importes, moneda, impuestos, hitos de pago, periodicidad y condiciones de cobranza se establecerán en la propuesta, cotización, orden de servicio, contrato u otra condición particular aplicable.
Ningún precio mostrado en un ejemplo, demo, estimación preliminar o material informativo se considera vinculante para una implementación específica si no ha sido incorporado expresamente a la oferta aceptada.
Los tributos se aplicarán conforme a la legislación vigente y a la forma en que hayan sido presentados en la documentación comercial correspondiente.
16. SOPORTE, MANTENIMIENTO Y EVOLUCIÓN
El soporte, monitoreo, mantenimiento, corrección de incidencias y evolución de una automatización se prestarán de acuerdo con el alcance expresamente contratado.
Según el proyecto, el soporte puede incluir seguimiento de ejecuciones, diagnóstico de errores, ajustes correctivos, mantenimiento de integraciones y otras actividades previamente definidas.
El servicio no incorpora por defecto soporte permanente, atención 24/7, monitoreo continuo, mantenimiento evolutivo ilimitado ni tiempos garantizados de respuesta o resolución, salvo que estas condiciones hayan sido expresamente contratadas.
Las solicitudes que excedan el soporte incluido podrán ser evaluadas y cotizadas como servicios adicionales.
17. DISPONIBILIDAD, CONTINUIDAD Y DEPENDENCIAS TÉCNICAS
La continuidad de una automatización puede depender de la infraestructura de GELARUSOFT, de sistemas del Cliente y de servicios de terceros.
GELARUSOFT realizará las actividades razonablemente necesarias para operar y mantener los componentes bajo su control de acuerdo con el alcance contratado.
La disponibilidad o desempeño puede verse afectado por mantenimiento, conectividad, cambios en APIs, límites de proveedores, indisponibilidad de sistemas externos, credenciales vencidas, modificaciones en datos de entrada u otros factores técnicos.
No se garantiza un porcentaje general de disponibilidad, un tiempo máximo de recuperación ni una continuidad ininterrumpida salvo que dichas condiciones hayan sido expresamente acordadas mediante un SLA o condición particular.
18. SEGURIDAD DE LA SOLUCIÓN
GELARUSOFT diseña las automatizaciones procurando incorporar controles razonables de seguridad de acuerdo con el proceso, los sistemas involucrados y los riesgos identificados.
Los controles concretos pueden incluir permisos, validaciones, segregación de accesos, gestión de credenciales, registros, trazabilidad, restricciones operativas, protección de endpoints u otras medidas adecuadas al caso.
La seguridad también depende de los sistemas y accesos bajo control del Cliente. Cada parte deberá administrar adecuadamente los elementos que se encuentren dentro de su ámbito de responsabilidad.
Estos Términos no atribuyen certificaciones, mecanismos específicos de cifrado, frecuencias de respaldo, tiempos de recuperación, auditorías periódicas ni garantías absolutas de seguridad que no hayan sido expresamente verificadas y contratadas.
19. DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD
El tratamiento de datos personales asociado a GFlow se rige por la Política de Privacidad de GFlow, la Política Corporativa de Privacidad de GELARUSOFT y la normativa peruana aplicable.
GELARUSOFT puede actuar como responsable respecto de tratamientos propios vinculados con solicitudes comerciales, contratación, soporte, seguridad o cumplimiento.
Cuando una automatización procese datos personales por cuenta de un Cliente y sea el Cliente quien determine la finalidad del tratamiento, el Cliente actuará como responsable y GELARUSOFT como encargado en la medida en que procese los datos siguiendo sus instrucciones válidas y el alcance contratado.
Las categorías de datos, conservación, derechos, proveedores, transferencias y demás aspectos específicos de privacidad se desarrollan en la Política de Privacidad correspondiente.
20. CONFIDENCIALIDAD
Cada parte deberá tratar como confidencial la información no pública de la otra parte a la que acceda con motivo del diagnóstico, diseño, implementación, soporte u operación del servicio.
La información confidencial solo deberá utilizarse para las finalidades relacionadas con la prestación o recepción del servicio y podrá ser compartida con personal, colaboradores o proveedores que necesiten conocerla y se encuentren sujetos a deberes adecuados de confidencialidad.
No se considerará confidencial la información que sea públicamente conocida sin incumplimiento, que hubiera sido obtenida legítimamente de un tercero, que ya se encontrara en poder de la parte receptora sin obligación de reserva o cuya divulgación sea exigida por una autoridad competente.
Cuando exista un acuerdo específico de confidencialidad o NDA, sus disposiciones prevalecerán respecto de las materias que regulen.
21. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS SOBRE LOS COMPONENTES
GELARUSOFT conserva la titularidad sobre sus herramientas, metodologías, librerías, componentes reutilizables, plantillas, arquitectura, código, documentación técnica, know-how y demás elementos preexistentes o desarrollados con carácter general.
Los datos, documentos, marcas, contenidos y sistemas propios del Cliente continúan perteneciendo al Cliente o a sus respectivos titulares.
El pago de una automatización, integración, reporte, agente, flujo, evolución o desarrollo específico no implica por sí mismo la transferencia del código fuente, de componentes reutilizables ni de derechos de propiedad intelectual de GELARUSOFT.
Los derechos de uso, entrega de artefactos, acceso a configuraciones o eventual transferencia de componentes específicos se determinarán en las condiciones particulares. Cualquier cesión de propiedad intelectual o código fuente deberá constar de manera expresa y por escrito.
22. USO PERMITIDO Y RESTRICCIONES
El Cliente utilizará GFlow y los componentes puestos a su disposición de acuerdo con la ley, estos Términos y las condiciones particulares aplicables.
No deberá utilizar el servicio para actividades ilícitas, fraudulentas, destinadas a vulnerar sistemas, acceder sin autorización a información, afectar la seguridad de terceros, eludir controles técnicos, ejecutar comunicaciones no autorizadas o utilizar datos de manera incompatible con la normativa aplicable.
El Cliente no podrá copiar, descompilar, sublicenciar, comercializar o explotar indebidamente componentes de GELARUSOFT fuera de los derechos expresamente concedidos.
GELARUSOFT podrá aplicar medidas razonables para proteger la plataforma, prevenir abuso y preservar la seguridad de los sistemas involucrados.
23. CAMBIOS EN SISTEMAS, PROVEEDORES O CONDICIONES EXTERNAS
Las automatizaciones pueden depender de productos, APIs, servicios, políticas o condiciones técnicas administradas por terceros.
Si un tercero modifica una interfaz, descontinúa una función, altera límites, cambia requisitos de autenticación o introduce otras condiciones que afecten la solución, GELARUSOFT evaluará el impacto y comunicará al Cliente las alternativas razonables disponibles.
Cuando la adaptación requiera trabajo adicional que no forme parte del alcance de mantenimiento contratado, podrá ser evaluada y cotizada por separado.
Las partes coordinarán de buena fe las medidas necesarias para reducir el impacto de cambios externos, sin atribuir a una parte hechos que se encuentren fuera de su control directo.
24. SUSPENSIÓN DEL SERVICIO
GELARUSOFT podrá suspender total o parcialmente una automatización cuando exista falta de pago, uso ilícito o fraudulento, riesgo relevante para la seguridad, afectación de infraestructura, incumplimiento grave de las condiciones aplicables o una obligación legal que así lo requiera.
Cuando la naturaleza del caso lo permita, GELARUSOFT procurará aplicar una medida proporcional y comunicar al Cliente la causa de la suspensión y las acciones necesarias para regularizar la situación.
También podrán suspenderse temporalmente componentes específicos cuando sea necesario contener un incidente o evitar daños a sistemas, información o terceros.
La suspensión no elimina obligaciones de pago ya vencidas ni otras obligaciones que, por su naturaleza, deban mantenerse vigentes.
25. TERMINACIÓN Y CIERRE DEL SERVICIO
La duración del servicio, causales de terminación, preavisos y demás condiciones de cierre se determinarán en la documentación contractual aplicable.
Al finalizar el servicio, las partes coordinarán las acciones razonablemente necesarias para desactivar accesos, credenciales, ejecuciones programadas, webhooks, conexiones u otros componentes que deban dejar de operar.
Cuando existan configuraciones, datos o artefactos que formen parte de los entregables contratados, su entrega o acceso se realizará de acuerdo con las condiciones particulares.
Las actividades adicionales de migración, transición, documentación especial, acompañamiento a un nuevo proveedor o conversión de componentes que no se encuentren incluidas podrán ser evaluadas y cotizadas por separado.
La eliminación, bloqueo o conservación posterior de datos se realizará conforme a la Política de Privacidad, las obligaciones legales y, cuando GELARUSOFT actúe como encargado, las instrucciones válidas del Cliente.
26. RESULTADOS, BENEFICIOS Y LIMITACIONES DE LAS ESTIMACIONES
GFlow busca mejorar procesos mediante automatización, integración, trazabilidad y reducción de tareas manuales. Sin embargo, los beneficios concretos dependen del proceso, volumen, calidad de la información, adopción de usuarios, sistemas conectados, reglas definidas y otros factores propios de cada organización.
Las referencias a ahorro de tiempo, reducción de errores, eficiencia, retorno de inversión, escalabilidad u otros beneficios tienen carácter explicativo o estimativo salvo que hayan sido incorporadas expresamente como métricas o compromisos en las condiciones particulares.
Los diagnósticos, demos y estimaciones preliminares no constituyen una garantía de resultados económicos, operativos o comerciales específicos.
27. RESPONSABILIDAD Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS
Cada parte responde por los hechos, decisiones y obligaciones que se encuentren dentro de su respectivo ámbito de control y por los compromisos expresamente asumidos.
GELARUSOFT responde por las fallas atribuibles a su implementación, software, infraestructura, integraciones bajo su control y obligaciones contractuales expresamente asumidas, con los límites permitidos por la legislación aplicable.
El Cliente responde por la licitud, exactitud y autorización de la información que proporciona o conecta; por las reglas de negocio y decisiones que le corresponda definir; y por las acciones realizadas por sus usuarios, sistemas o credenciales dentro de su ámbito de control.
Las fallas, indisponibilidades, cambios o demoras exclusivamente atribuibles a sistemas del Cliente, proveedores de telecomunicaciones, APIs, plataformas externas u otros terceros fuera del control directo de GELARUSOFT se evaluarán considerando su causa concreta y las medidas razonables adoptadas por cada parte.
Nada de lo previsto en estos Términos excluye responsabilidades que legalmente no puedan ser limitadas, ni exonera conductas dolosas, culpa inexcusable u otras obligaciones imperativas aplicables.
28. MODIFICACIONES Y VERSIONADO
GELARUSOFT podrá actualizar estos Términos cuando existan cambios normativos, tecnológicos, operativos o relacionados con la estructura general del servicio.
Cada versión pública deberá identificar su número y fecha de vigencia.
Los cambios en estos Términos no modificarán por sí solos el alcance económico o técnico de un proyecto ya contratado cuando dicho alcance se encuentre definido en condiciones particulares.
Cuando una modificación resulte relevante para una relación vigente, GELARUSOFT adoptará mecanismos razonables para comunicarla y, cuando corresponda, obtener una nueva aceptación.
29. CONSUMIDORES Y LIBRO DE RECLAMACIONES
GFlow se orienta principalmente a clientes empresariales y profesionales. Sin embargo, cuando una relación concreta califique legalmente como relación de consumo, resultarán aplicables las normas imperativas de protección al consumidor que correspondan.
Estos Términos no limitan el ejercicio de derechos reconocidos por normas de carácter obligatorio.
Cuando resulte aplicable, los reclamos vinculados con una relación de consumo podrán presentarse mediante el Libro de Reclamaciones habilitado por GELARUSOFT, sin perjuicio de otros canales de atención disponibles.
30. LEGISLACIÓN APLICABLE Y CONTROVERSIAS
Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Perú.
Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia relacionada con la interpretación, ejecución o cumplimiento del servicio mediante los canales de coordinación disponibles.
Si no fuera posible alcanzar una solución directa, la controversia se resolverá mediante los mecanismos y autoridades competentes que correspondan conforme a la legislación aplicable y a las condiciones particulares válidamente pactadas.
31. CONTACTO
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L.
RUC N.° 20603915969
Domicilio: Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú
Correo:
atencion-cliente@gelarusoft.com
WhatsApp:
+51 986 367 000
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