Ámbito de aplicación: Servicio GFlow y canales asociados
Jurisdicción: Perú
1. IDENTIFICACIÓN Y ALCANCE
GFlow es un servicio de automatización e integración ofrecido por GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L., identificada con RUC N.° 20603915969 y con domicilio en Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú, en adelante, “GELARUSOFT”.
La presente Política de Privacidad establece las reglas aplicables al tratamiento de datos personales asociado a los canales públicos de GFlow, a las solicitudes de diagnóstico o contacto, al asistente virtual del servicio y, cuando corresponda, a los tratamientos realizados durante la implementación u operación de automatizaciones contratadas.
Esta Política se integra con la Política Corporativa de Privacidad de GELARUSOFT y mantiene sus principios generales de transparencia, finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad y respeto de los derechos de los titulares.
Su contenido se limita al tratamiento de datos personales. No modifica ni amplía el alcance funcional, comercial o contractual de GFlow, el cual se determina por la propuesta, orden de servicio, contrato, SLA o condición particular aplicable.
2. INFORMACIÓN QUE PUEDE SER TRATADA
La información tratada en relación con GFlow depende del tipo de interacción y del servicio efectivamente utilizado. Según corresponda, puede comprender:
- datos de identificación y contacto, como nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo;
- información proporcionada en solicitudes de diagnóstico, como el proceso o área a evaluar, problemática descrita, sistemas involucrados y resultado esperado;
- contenido de consultas realizadas mediante el asistente virtual, junto con identificadores de sesión y contexto necesario para mantener la continuidad de la conversación;
- información técnica necesaria para seguridad, prevención de abuso, diagnóstico y trazabilidad;
- datos personales que formen parte de flujos, integraciones, webhooks, archivos, mensajes, registros o sistemas del Cliente cuando GFlow procese dicha información para ejecutar una automatización contratada; y
- evidencias de consentimiento, versión de política y fecha u hora de aceptación cuando el flujo correspondiente las registre.
GELARUSOFT procura que el tratamiento se limite a la información razonablemente necesaria para la finalidad concreta y al alcance efectivamente contratado.
3. ORIGEN DE LOS DATOS
Los datos personales tratados mediante GFlow pueden obtenerse:
- directamente del titular, mediante formularios, comunicaciones, solicitudes o interacciones digitales;
- del Cliente o de sus usuarios autorizados, cuando proporcionan información para evaluar, configurar u operar una automatización;
- de sistemas, aplicaciones o servicios externos conectados por el Cliente dentro del alcance de una integración;
- de procesos técnicos propios del servicio, como registros de ejecución, seguridad, prevención de abuso, monitoreo y trazabilidad; y
- del contenido generado durante interacciones con asistentes o mecanismos de automatización.
Cuando el Cliente proporcione o conecte datos de terceros, deberá contar con la base jurídica, información o autorización que resulte exigible para el tratamiento que determine dentro de su propia operación.
4. FINALIDADES PROPIAS DE GELARUSOFT
Cuando GELARUSOFT determina directamente la finalidad del tratamiento, los datos personales pueden ser utilizados para:
- atender solicitudes de información, diagnóstico, demostración o contacto;
- analizar preliminarmente procesos con el fin de evaluar oportunidades de automatización;
- coordinar reuniones, propuestas, pruebas o siguientes pasos solicitados por el interesado;
- administrar la relación comercial y contractual;
- prestar soporte y atención sobre servicios contratados;
- operar y proteger los canales digitales de GFlow;
- prevenir usos automatizados, abusivos o fraudulentos;
- facilitar el funcionamiento del asistente virtual;
- mantener evidencias de aceptación, consentimiento, soporte y cumplimiento;
- cumplir obligaciones legales y atender requerimientos válidos de autoridades competentes; y
- gestionar solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos sobre datos personales.
Los datos personales no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su recopilación o tratamiento sin que exista una base habilitante válida.
5. SOLICITUD DE DIAGNÓSTICO Y CONTACTO COMERCIAL
El formulario de diagnóstico de GFlow puede solicitar nombre y apellido, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono cuando el usuario decida proporcionarlo, proceso o área a evaluar, descripción del problema, sistemas involucrados y resultado esperado.
Esta información se utiliza para comprender el contexto de la solicitud, realizar una evaluación preliminar, coordinar el contacto posterior y preparar, cuando corresponda, una propuesta o reunión de diagnóstico.
El envío del formulario no supone por sí mismo la contratación de GFlow ni constituye autorización general para utilizar los datos con fines publicitarios o de marketing. Cuando una comunicación comercial requiera consentimiento, este deberá obtenerse de manera diferenciada conforme a la normativa aplicable.
Los formularios pueden incorporar mecanismos técnicos de seguridad y prevención de abuso, incluyendo controles anti-bot, rate-limit u otras medidas equivalentes.
6. ROLES DE PRIVACIDAD EN GFLOW
En GFlow pueden coexistir tratamientos en los que GELARUSOFT y el Cliente asumen roles distintos según quién determine la finalidad y los medios esenciales del tratamiento.
GELARUSOFT actúa como responsable respecto de los tratamientos que define directamente, por ejemplo para atender solicitudes comerciales, administrar la relación contractual, prestar soporte, mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones propias.
Cuando una automatización o integración procesa datos personales por cuenta de un Cliente y es dicho Cliente quien determina la finalidad de ese tratamiento, el Cliente actúa como responsable y GELARUSOFT actúa como encargado en la medida en que procese la información siguiendo sus instrucciones válidas y el alcance contratado.
Esta distribución permite delimitar las responsabilidades de cada parte sin trasladar al Cliente obligaciones que correspondan a GELARUSOFT por sus propias decisiones, sistemas o tratamientos.
7. AUTOMATIZACIONES E INTEGRACIONES
Las automatizaciones de GFlow pueden conectar aplicaciones, bases de datos, APIs, webhooks, correo electrónico, archivos, mensajería u otros sistemas definidos para el proceso contratado.
Los datos personales que transiten por una automatización dependerán exclusivamente del flujo aprobado, de los sistemas conectados y de la información que el Cliente utilice en su propia operación.
GELARUSOFT procurará configurar los flujos de acuerdo con el principio de minimización, evitando incorporar datos que no resulten necesarios para la finalidad de la automatización.
Cuando el alcance requiera credenciales, claves, tokens u otros secretos técnicos, estos deberán gestionarse mediante los mecanismos de configuración y seguridad definidos para la integración. El Cliente no deberá incluir contraseñas o secretos innecesarios en formularios públicos, mensajes al asistente o comunicaciones no destinadas a ese fin.
8. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS Y SERVICIOS EXTERNOS
Para prestar determinadas funcionalidades, GELARUSOFT puede apoyarse en proveedores tecnológicos o servicios externos vinculados con infraestructura, correo electrónico, seguridad, inteligencia artificial, mensajería, almacenamiento, automatización o integraciones requeridas por el servicio.
La participación de dichos terceros dependerá del flujo efectivamente utilizado y no implica que todos los proveedores intervengan en todos los tratamientos ni que tengan acceso general a la información del Cliente.
Cuando la participación de un tercero implique acceso o procesamiento de datos personales, GELARUSOFT aplicará las medidas contractuales, organizativas y de transparencia que correspondan de acuerdo con la naturaleza del tratamiento y la normativa aplicable
9. ASISTENTE VIRTUAL E INTELIGENCIA ARTIFICIAL
GFlow puede incorporar un asistente virtual orientado a explicar conceptos de automatización, integraciones, agentes de inteligencia artificial y capacidades del servicio.
El asistente tiene finalidad informativa y de apoyo. En su configuración actual no está destinado a adoptar, por sí solo, decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona.
Para operar esta funcionalidad pueden procesarse el mensaje enviado por el usuario, un identificador de sesión, el idioma seleccionado y el contexto necesario para mantener la continuidad de la conversación. Cuando corresponda, la respuesta puede apoyarse en infraestructura de GELARUSOFT y en proveedores tecnológicos especializados.
El usuario deberá evitar incluir contraseñas, claves de acceso, secretos empresariales o datos personales que no resulten necesarios para su consulta.
Las respuestas generadas pueden depender del contexto, de las fuentes disponibles y de la información proporcionada por el usuario. Cuando una consulta requiera una evaluación específica del proceso del Cliente, la información deberá ser validada posteriormente mediante los canales de diagnóstico o atención correspondientes.
10. HISTORIAL LOCAL Y TECNOLOGÍAS DE SESIÓN
Los canales digitales de GFlow pueden utilizar almacenamiento local del navegador, cookies u otras tecnologías necesarias para mantener sesiones, conservar preferencias, operar mecanismos de seguridad y facilitar determinadas funcionalidades.
En particular, el asistente puede utilizar un identificador de sesión y conservar temporalmente el historial de conversación en el navegador del usuario para permitir la continuidad de la interacción.
La información almacenada localmente depende del navegador y del dispositivo utilizado. El usuario puede eliminarla mediante las opciones de su navegador, sin perjuicio de los plazos de conservación aplicables a los datos que hayan sido transmitidos y procesados por sistemas administrados por GELARUSOFT.
Cuando se incorporen tecnologías no estrictamente necesarias para analítica, medición o seguimiento, GELARUSOFT aplicará los mecanismos de información y consentimiento que correspondan según la implementación vigente y la normativa aplicable.
11. REGISTROS TÉCNICOS, EJECUCIONES Y TRAZABILIDAD
La operación de automatizaciones e integraciones puede generar registros técnicos necesarios para verificar ejecuciones, diagnosticar errores, mantener trazabilidad, proteger la seguridad y prestar soporte.
Dependiendo del flujo, dichos registros pueden contener identificadores técnicos, fechas y horas, estados de ejecución, códigos de respuesta, referencias a sistemas conectados y, cuando sea estrictamente necesario, fragmentos de información asociados al evento procesado.
GELARUSOFT procurará limitar el contenido de estos registros a lo necesario para las finalidades técnicas y operativas correspondientes.
Los registros no serán utilizados para finalidades propias incompatibles con la prestación del servicio cuando GELARUSOFT actúe como encargado por cuenta del Cliente.
12. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
GELARUSOFT conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su tratamiento y, posteriormente, durante los plazos que resulten necesarios para atender obligaciones legales, contractuales o eventuales responsabilidades.
Como criterios corporativos actualmente aplicables:
- los datos de prospectos, consultas y solicitudes de diagnóstico que no deriven en una relación de cliente se conservan hasta doce (12) meses desde la última interacción;
- la información asociada a soporte y atención se conserva hasta veinticuatro (24) meses desde el cierre del caso;
- las conversaciones de asistentes públicos y los registros técnicos ordinarios tienen un periodo corporativo objetivo de noventa (90) días, salvo que un incidente, investigación o necesidad de seguridad justifique una conservación adicional;
- las evidencias contractuales, consentimientos y solicitudes de derechos se conservan durante el tiempo necesario para acreditar la relación, el cumplimiento y las responsabilidades aplicables; y
- los respaldos tienen un ciclo máximo objetivo de treinta (30) días, sujeto a la arquitectura del servicio y a las excepciones legales o técnicas aplicables.
Cuando GELARUSOFT actúe como encargado respecto de datos procesados dentro de una automatización del Cliente, la conservación se ajustará además a las instrucciones válidas, al contrato, a la configuración del flujo y a las obligaciones legales correspondientes.
13. FINALIZACIÓN DEL SERVICIO Y DATOS DEL CLIENTE
Al finalizar una relación contractual, GELARUSOFT gestionará la información relacionada con las automatizaciones conforme al alcance contratado, las reglas de retención, las obligaciones legales y, cuando actúe como encargado, las instrucciones válidas del Cliente.
Cuando el servicio incluya información o configuraciones exportables mediante mecanismos estándar, GELARUSOFT facilitará su utilización dentro de las capacidades disponibles.
Las extracciones especiales, conversiones, migraciones asistidas o entregas adicionales que excedan el alcance estándar podrán evaluarse como servicios independientes.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
GELARUSOFT adopta medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación, destrucción o cualquier otra forma de tratamiento indebido.
Estas medidas pueden comprender controles de acceso, administración de credenciales, mecanismos de protección de aplicaciones e infraestructura, segregación de entornos cuando corresponda, medidas de prevención de abuso, registros técnicos y otras salvaguardas adecuadas a la naturaleza del servicio y a los riesgos identificados.
La seguridad de una integración requiere también la participación del Cliente respecto de credenciales, permisos, sistemas y configuraciones bajo su control.
Las referencias a seguridad contenidas en esta Política no deben interpretarse como la existencia de certificaciones, garantías absolutas, mecanismos específicos de cifrado, frecuencias de respaldo, tiempos de recuperación o niveles de disponibilidad que no hayan sido expresamente verificados y documentados.
15. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Ante un incidente que pueda afectar datos personales, GELARUSOFT realizará la evaluación correspondiente y adoptará, según la naturaleza y alcance del evento, las medidas razonables de contención, mitigación, documentación y comunicación exigibles conforme a la normativa aplicable.
Cuando GELARUSOFT actúe como encargado y el incidente afecte datos procesados por cuenta del Cliente, colaborará con este y proporcionará la información razonablemente necesaria para facilitar el cumplimiento de las obligaciones que correspondan a cada parte.
16. DERECHOS DE LOS TITULARES
Cuando GELARUSOFT actúe como responsable del tratamiento, los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa peruana de protección de datos personales mediante el canal formal:
atencion-cliente@gelarusoft.com
Los requisitos, procedimiento y plazos aplicables se encuentran desarrollados en la Política Corporativa de Privacidad de GELARUSOFT y en el procedimiento corporativo de atención de derechos.
Cuando una solicitud se refiera a datos que GELARUSOFT trate únicamente por cuenta de un Cliente que actúa como responsable, GELARUSOFT canalizará la solicitud hacia dicho Cliente o colaborará en su atención de acuerdo con el marco legal y contractual aplicable.
17. COMUNICACIONES Y CANALES EXTERNOS
Los canales corporativos de GELARUSOFT pueden incluir correo electrónico y WhatsApp para atención directa iniciada o solicitada por el usuario o Cliente.
El uso de estos canales para una consulta concreta no constituye por sí mismo una autorización general para comunicaciones comerciales, campañas masivas o mensajes promocionales automatizados.
Si en el futuro GFlow incorpora integraciones de mensajería automatizada para procesos de un Cliente, las finalidades, bases aplicables, responsabilidades y mecanismos de consentimiento u oposición se evaluarán de acuerdo con el flujo efectivamente contratado.
18. ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA
GELARUSOFT podrá actualizar esta Política cuando se produzcan cambios normativos, operativos, tecnológicos o relacionados con los tratamientos de datos personales realizados mediante GFlow.
Cada versión publicada identificará su número y fecha de vigencia.
Cuando una modificación resulte relevante para el tratamiento de datos personales, GELARUSOFT adoptará mecanismos razonables para mantener disponible la versión vigente y proporcionar la información adicional que corresponda.
19. CONTACTO
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L.
RUC N.° 20603915969
Domicilio: Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Lima, Perú
Privacidad y ejercicio de derechos:
atencion-cliente@gelarusoft.com
Sitio corporativo: